Rekisteri

ID North Oy:n asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri

Rekisterinpitäjä sekä rekisterin yhteyshenkilö

ID North Oy (“ID North)
2578204-5
Ilmalanportti 4, 00240 HELSINKI
Sanna Pimiä (sanna.pimia@id-north.com)

Kuvaus käsittelytoimista

Rekisterin tietoja käsitellään ID Northin ja sen asiakkaiden ja yhteistyökumppanien välisen yhteistyön mahdollistamiseksi ja hoitamiseksi, sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi sekä liiketoiminnan kehittämiseen ja tuotteiden ja palveluiden markkinointiin ja myyntiin. 

Henkilötietojen käsittelyllä viitataan kaikkiin ID Northin asiakkaiden sekä yhteistyökumppanien edustajien ja työntekijöiden henkilötiedoille suorittamiin toimenpiteisiin, kuten keräämiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. 

Henkilötiedolla viitataan tietoon, joka on suoraan tai välillisesti yhdistettävissä rekisteröityyn yksilönä. Se voi olla nimi, kuva, henkilötunnus, yhteystiedot, titteli, IP-osoite jne.

Tässä selosteessa kerromme, miten ja mihin tarkoituksiin käsittelemme asikkaidemme ja yhteistyökumppaniemme, potentiaalisten asiakkaidemme (“markkinointiasiakkaat”) ja yhteistyökumppaniemme edustajien ja työntekijöiden sekä www-sivujemme (www.id-north.fi) vierailijoiden henkilötietoja. Löydät selosteesta tiedot myös siitä, miten voit käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi.

Luomme keräämiemme tietojen avulla profiileita, joiden avulla pyrimme markkinoimaan ja kehittämään palveluitamme voidaksemme tarjota asiakkaidemme ja yhteistyökumppaniemme tarpeita vastaavia tuotteita ja palveluita

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

ID North käyttää asiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin sisältämiä tietoja:

• ID Northin ja asiakkaiden sekä yhteistyökumppanien välisten sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi
• ID Northin oikeutettujen etujen toteuttamiseksi 
• ID Northin lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi
• Rekisteröidyn suostumuksen perusteella

Tiettyjen tietojen osalta (esimerkiksi kansainvälinen yhteistyö ja tapahtumat, asiakas- tai yhteistyötyytyväisyyskysely) rekisterinpitäjänä voi toimia myös jokin toinen Allurity- tai ID-North-konsernin yhtiö kuten Allurity AB tai ID North AB.

Oikeutettu etu

Rekisterin tietojen käsittely perustuu ID Northin oikeutettuun etuun kehittää, markkinoida ja tarjota tuotteitaan ja käsitellä asiakkaidensa ja yhteistyökumppaniensa edustajien ja työntekijöiden tietoja seuraavien käsittelytoimenpiteiden osalta:

• Asiakas- ja yhteistyösuhteen hoitaminen
• Tapahtumien koordinointi, järjestäminen ja ja niihin liittyvä markkinointi
• Palautteen kerääminen
• ID Northin liiketoiminnan, asiakaspalvelun, myynnin ja markkinoinnin kehittäminen ja näihin liittyvä profilointi
• Verkkovierailuiden optimointi, räätälöity mainonta

Suostumus

Rekisterin tietojen käsittely perustuu työntekijän erilliseen suostumukseen seuraavien käsittelytoimenpiteiden osalta:

• Sähköinen suoramarkkinointi
• Rekisteröidyn kuvaaminen ja kuvamateriaalin (valokuvat, videot, äänitallenteet) käyttö

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus ilmoittamalla tästä rekisterin yhteyshenkilölle tai muulle ID Northin edustajalle, joka on vastaanottanut alkuperäisen suostumuksen.

Henkilötietojen lähteet

Rekisterin tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai asiakkaan / yhteistyökumppanin edustajalta. Tietoja voidaan kerätä myös erilaisista rekistereistä (Kaupparekisteri, Asiakastieto sekä muut vastaavat lähteet), joista saamme asiakkaidemme sekä yhteistyökumppaniemme edustajien ja työntekijöiden henkilötietoja markkinointi, myynti ja yhteistyötarkoituksiin.

Verkkosivuilla käytetään evästeitä erilaisen tiedon, myös henkilötiedoksi katsottavan tiedon, keräämiseen. Tämä tarkoittaa, että henkilötietoja kerätään myös www-sivujemme sekä sivuston evästeiden välityksellä. Lisätietoa www-sivuillamme käytetyistä evästeistä voit lukea täältä. 

Markkinointitarkoituksiin ja/tai asiakaspalautteilla kerättävien tietojen antaminen ei ole pakollista ja rekisteröity voi antaa vain haluamansa tiedot.

Rekisteröityjen ryhmät

• Markkinointiasiakkaiden (Potentiaaliset asiakkaat) edustajat ja työntekijät
• Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden edustat ja työntekijät
• ID Northin www-sivujen käyttäjät

Henkilötietojen ryhmät

ID North tallentaa asiakkaidensa ja ja yhteistyökumppaniensa edustajista ja työntekijöistä enintään seuraavat henkilötiedot:

• Suku- ja etunimi
• Yritystieto ja tehtävänimike / työtehtävä yrityksessä
• Yhteystiedot
• Yrityksen osoite ja yhteyshenkilötiedot sekä tarvittaessa Tilaajavastuu -lainsäädännön edellyttämät tiedot
• Kiinnostuksen kohteet (Tuotteet, palvelut)
• Asiakas-, osto- ja yhteistyöhistoria
• Uutiskirjeen ja erilaisten julkaisujen tilaustiedot sekä niihin ja muuhun viestintäämme reagoimista koskevat tiedot
• ID Northin järjestämiin tapahtumiin liittyvät kiinnostukset sekä ilmoittautumis- ja osallistumistiedot
• ID Northin hallinnassa olevien tai muutoin yhteiskäyttöisten sähköisten palveluiden käyttäjätunnus- ja salasanatieto sekä käyttöhistoriatiedot kunkin palvelun osalta erikseen määritetyllä tavalla.
• Erillisen ja nimenomaisen suostumuksen perusteella tallennettu kuvamateriaali (valokuvat, videot, äänitallenteet)
• Verkkovierailuiden aikana syntyneet evästeet sekä IP-osoite ja verkkosivustoiden käyttöä koskevat tiedot
• Muut rekisteröidyn tai hänen edustajansa ID Northille toimittamat tiedot

Voimme myös yhdistellä edellä mainittuja tietoja tässä tietosuojaselosteessa esitettyjä muita käyttötarkoituksia varten.

Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Tietojen siirrossa, luovuttamisessa ja käsittelyssä noudatetaan lakeja, asetuksia ja viranomaisen ohjeita. Siirroista ja luovutuksista on sovittu asianmukaisin sopimuksin.

Henkilötietoja siirretään kolmansille osapuolille ja viranomaisille mm. ID Northin ja asiakkaan / yhteistyökumppanin välisten sopimus- ja lakisääteisten velvotteiden toteuttamiseksi sekä asiakastyytyväisyyden mittaamista ja markkinointitoimien suorittamista varten sekä teknisten alustojen tukea ja ylläpitoa varten.

Voimassa olevan lainsäädännön puitteissa rekisterin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

ID North ei myy keräämänsä tietoa muille yrityksille tai kolmansille osapuolille.

Henkilötietojen kansainväliset siirrot ja luovutukset EU / Eta-alueen ulkopuolelle

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja saatetaan joissakin tilanteissa siirtää ja käsitellä EU- ja ETA -alueen ulkopuolella Yhdysvalloissa ID Northin tukiasiakkailleen tarjoaman tikettijärjestelmän kirjautumistietojen osalta sekä asiakkuudenhallintajärjestelmän (CRM) sisältämien tietojen osalta.  

Muilta osin rekisterin tietoja ei siirretä tai luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ellei asiakkaan tai yhteistyökumppanin toimipaikka ole EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. 

Siirroista on sovittu asianmukaisin sopimuksin. Henkilötietojen siirto EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle perustuu Euroopan komission hyväksymiin mallilausekkeisiin.

Muilta kuin edellä mainituin osin ID Northin asiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin tietojen käsittelypaikka on EU- ja ETA-alue.

Rekisteröidyn oikeudet

Soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti henkilörekisterin rekisterinpitäjä on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä. Mikäli sinulla on kysymyksiä tai haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi, pyydämme ottamaan yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön. 

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet: 

• Tietää, että hänen tietojaan kerätään ja käsitellään sekä tietojen käyttötarkoitus
• Tietää mitä tietoa hänestä on kerätty ja kauanko niitä säilytetään
• Saada mahdolliset virheelliset tiedot oikaistuiksi
• Saada tietonsa halutessaan poistetuksi eli oikeus tulla unohdetuksi, mikäli käsittelyperustetta henkilötiedolle ei ole
• Rajoittaa tietojensa käsittelyä tiettyihin tarkoituksiin 
• Vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointi- tai oikeutettuun etuun perustuviin tarkoituksiin 
• Siirtää tietoja rekisteristä toiseen soveltuvin osin

• Saada tieto rekisterinpitäjään kohdistuneesta tietoturvaloukkauksesta, jos tämä aiheuttaa korkean riskin hänen oikeuksilleen ja vapauksilleen
• Vaatia korvausta tietoturvaloukkauksesta hänelle aiheutuneista vahingoista
• Saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tietosuojaviranomaisten tarkasteltavaksi.

Tietoturva

Rekisteri on pääasiassa digitaalinen. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja kulunvalvonnalla suojatussa tilassa. 

Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot on suojattu palomuurein, käyttäjätunnuksin, salasanoin ja muunlaisin teknisin turvakeinoin. 

Tietojen käyttöoikeudet on määritelty ja rajattu. Tietojen tuhoaminen hoidetaan asianmukaisesti ja huolellisesti.

Henkilötietojen säilytysajat

ID North säilyttää henkilötiedot lainsäädäntöä noudattaen. 

Asiakkaiden ja yhteistyökumppanien edustajien ja työntekijöiden tietoja säilytetään lähtökohtaisesti niin pitkään, kuin ID Northin ja asiakkaan / yhteistyökumppanin yhteistyö on voimassa tai sopimusvelvoitteet niin edellyttävät.

Markkinointiviestien lähettämiseksi tarvittavia tietoja säilytetään pääsääntöisesti niin kauan, kun rekisteröity tilaa sähköistä markkinointimateriaalia ja sähköisten palveluiden käyttämiseksi tarvittavia tietoja niin kauan, kun rekisteröity on rekisteröitynyt ko. palveluihin.

Kuvamateriaalin säilytysaika on 5 v. kuvausajankohdasta